Examen directo del material archivístico, bibliográfico, cartográfico y documental por parte de los usuarios, para revisar, leer, analizar y/o tomar apuntes de su contenido en las salas de consulta de los Archivos, de la Biblioteca y de la Planoteca, sin que ello implique necesariamente la autorización para que reproduzcan o divulguen, total o parcialmente, los contenidos de los documentos.

Formato A-FO-053 en el que se diligencia la identificación del usuario quien consulta o pide en préstamo un material documental, la fecha y la codificación del material documental solicitado, respectivamente.

Es la base para la identificación de los riesgos en los procesos y actividades, el análisis se realiza a partir del conocimiento de situaciones del entorno de la entidad de carácter social, económico, cultural, de orden público, político, legal, cambios tecnológicos, y ambiental. Puede utilizarse el de la Planeación Estratégica de la entidad.

Es el acuerdo de voluntades entre dos o mas entidades estatales, siempre que las obligaciones del mismo tengan relación directa con el objeto de la entidad ejecutora, generador de una prestación y contraprestación entre ellas, en la cual se asumen obligaciones contractuales en virtud de las cuales una entidad paga a la otra los bienes o servicios entregados o prestados.