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Glosario

Integración, por unidades de conservación, de toda la tipología documental referida a un caso, asunto, o expediente.

Cumplimiento de un requisito. NTCGP 1000:2009 Numeral 3.16.

Impacto que puede ocasionar a la organización la materialización del riesgo, en términos de pérdida, perjuicio, daño, desventaja o ganancia.

Corresponde a la copia de las comunicaciones oficiales de entrada remitidas por el usuario, comunicaciones oficiales internas y enviadas que produce la SDP, las cuales se conservan por un (1) año en el Archivo de Gestión y cuatro (4) años en el Archivo Central, según las Tablas de Retención Documental.

Se aplica a inmuebles ubicados en un Sector Urbano, los cuales, aún cuando no tengan características arquitectónicas representativas, por su implantación, volumen, perfil y materiales, son compatibles con el texto. De igual manera se aplica para inmuebles que no son compatibles con el contecto, así como a predios sin construir que deben adecuarse a las características del sector urbano. Este nivel busca la recuperación del contexto urbano en términos del trazado, perfiles, parametros, índices de ocupación y volumen edificado.

Conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad física de los documentos que alberga un archivo.

Se aplica a inmuebles del Grupo Arquitectónico con características representativas en términos de implantación predial (rural o urbana), volumen edificado, organización espacion y elementos ornamentales las cuales deben ser conservadas. Se permite la modificación de los espacios internos del inmueble, siempre y cuando se mantenga la autenticidad de su estructura espacial: disposición de accesos, vestíbulos, circulaciones horizontales y

Estrategias o medidas preventivas o correctivas dirigidas a proteger y/o recuperar adecuadamente los documentos, asegurando su integridad física y funcional. De tal forma se garantiza su permanencia como memoria a través del tiempo y se prolonga su utilización en condiciones óptimas.

Aplica a los inmuebles que cuentan con valores culturales excepcionales, representativos de determinadas épocas del desarrollo de la ciudad y que es necesario conservar como parte de la memoria cultural de los habitantes.

Se refiere a las estrategias y medidas de orden técnico y administrativo dirigidas a evitar o minimizar el deterioro de los bienes y, en lo posible, las intervenciones directas. Comprende actividades tales como almacenamiento, manipulación, embalaje, transporte, control de condiciones ambientales, planificación de emergencias, capacitación del personal y sensibilización del público.