Comunicación recibida o producida en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a la Entidad, independientemente del medio utilizado. En el proceso de organización de fondos acumulados es pertinente el uso del término "correspondencia", hasta el momento en que se adoptó la definición de "comunicaciones oficiales" señalada en el Acuerdo 60 de 2001, expedido por el Archivo General de la Nación.

Respuesta parcial o transitoria que se da a la comunicación oficial de entrada. Existen los siguientes tipos de comunicaciones adicionales

Comunicaciones que se producen en cualquier dependencia de las entidades y organismos públicos distritales, y en las privadas que cumplen funciones públicas, las cuales se envían a otros entes públicos, privados o a personas naturales o jurídicas.

Oficio que se generan y reciben entre dependencias, para remitir, dar conceptos o dar respuestas sobre consultas documentales