Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.

Documento producido en cumplimiento de funciones idénticas o comunes en todas las entidades.

Información registrada, cualquiera sea su forma o el medio de soporte utilizado.

Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones. Es aquel producido en el curso o ejercicio de una actividad administrativa: administración del Estado, o cualquier otra colectividad organizada, de una hacienda, de una familia, o la administración de sectores: políticos, judiciales, financieros, militares, eclesiásticos, tecnológicos, científicos, culturales, entre otros,